الأهداف :
من خلال هذا البرنامج التدريبي سيتمكن المشاركين من :
– التعرف على مهام ومسؤوليات السكرتارية التنفيدية وإدارة المكاتب الحديثة.
– المهارات الأساسية والشخصية.
– التمكن من إجراء ومعالجة الإتصالات الهاتفية واالعمليات الإلكترونية بمهارة.
المحاور:
– الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:
الطرق الحديثة في حفظ الوثائق.
خصائص موظفي الحفظ.
التعامل مع الاتصالات المكتبية.
نشأة ودورة الوثائق.
نظم الإشراف على المحفوظات.
التصنيف والترميز والفهرسة.
استخدام الحاسب في الأرشفة.
حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.
– إعداد التقارير والمراسلات:
مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
أهمية التقارير للإدارة.
القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
الأشكال التوضيحية في التقارير.
الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.
– مهارات السكرتارية الحديثة:
دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.
التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
السكرتارية الإلكترونية.
استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
– السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
العملية الإدارية المكتبية.
مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
مهارات الاتصال.
إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.
التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
البيئة المادية في المكتب الحديث.
المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
التجهيزات والتقنيات المكتبية.
أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
– السكرتارية الإلكترونية:
الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
الاتصالات الإلكترونية
– التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت:
مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
مهارات استخدام الهاتف
– تمارين عملية